چرا سیستم‌های جزیره‌ای کسب و کار شما را نابود می‌کنند؟

سیستم جزیره‌ای چیست و چگونه در سازمان‌ها شکل می‌گیرد؟

به طور کلی هرچه اطلاعات سریع‌تر در سازمان جریان پیدا کند، تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر و تجربه مشتری بهتر خواهد بود.

حالا تصور کنید در یک سازمان، واحد فروش اطلاعات مشتریان را در اکسل ثبت می‌کند، واحد مالی از نرم‌افزار حسابداری خود استفاده می‌کند و تیم پشتیبانی هم اطلاعات را در سیستم HELP DESK کاملا جداگانه نگه می‌دارد. در این شرایط، هر بخش مانند یک جزیره مستقل عمل می‌کند. درست است که اطلاعات ثبت و مدیریت می‌شوند اما جریان انتقال داده‌ها بین بخش‌های مختلف وجود ندارد و سازمان نمی‌تواند اطلاعات را به راحتی به اشتراک بگذارد.

سیستم‌های جزیره‌ای چگونه به وجود می‌آیند؟

زمانی که بدون یک استراتژی واحد، در یک سازمان هر بخش برای خودش یک نرم‌افزار جداگانه انتخاب می‌کند و به ارتباط آن با سایر بخش‌ها توجهی ندارد جزیره‌ای شدن کسب و کار شروع می‌شود. همچنین ممکن است با رشد کسب‌وکار، به جای یکپارچه‌سازی سیستم‌های موجود، ابزارهای جدید به‌صورت جداگانه به سازمان اضافه شوند. این رویکرد به مرور زمان موجب سردرگمی بیشتر  و بهره وری کمتر می‌شود. یعنی در حالی که سیستم‌های لازم برای مدیریت فرآیندهای مختلف در سازمان وجود دارد، فقط باعث هرج و مرج بیشتر می‌شوند.

ویژگی‌های سیستم‌های جزیره‌ای

موارد زیر نشانه‌های وجود سیستم‌های جزیره‌ای در سازمان هستند که می‌توانند به عنوان یک زنگ خطر برای مدیریت و برنامه‌ریزی کسب و کار شما عمل کنند. اگر هرکدام از موارد زیر را در کسب و کار خود مشاهده می‌کنید بهتر است قبل از این که روی بهره وری کسب و کار شما تاثیر بگذار به دنبال یک راه‌حل جایگزین باشید.

• پراکندگی اطلاعات در چند سیستم مختلف
• عدم وجود یک پایگاه داده مشترک
• عدم ارتباط بین نرم‌افزارها
• وجود داده‌های تکراری در سیستم‌ها
• گزارش‌گیری‌های دشوار و زمان‌بر
• هماهنگی و همکاری غیرموثر

سیستم‌های جزیره‌ای چگونه به کسب و کار آسیب می‌زنند؟

سیستم‌های جزیره‌ای می‌توانند تاثیر جدی بر عملکرد کل کسب‌وکار داشته باشند. در چنین سازمان‌هایی معمولا کارها باید دوباره انجام ‌شوند، خطاهای انسانی بیشتر رخ می‌دهد و تصمیم‌گیری‌ها با تاخیر انجام می‌شود. همه این موارد می‌توانند به‌طور مستقیم روی شانس رشد و حتی بقای کسب‌وکار تاثیر بگذارند.

به طور کلی استفاده نکردن از سیستم‌های یکپارچه می‌تواند پیامدهای زیر را به همراه داشته باشد:

1. کند شدن تصمیم‌گیری مدیران

وقتی اطلاعات در چند سیستم جداگانه پخش شده باشد، مدیر برای گرفتن یک تصمیم ساده باید از چند واحد گزارش بگیرد.

2. کاهش دقت اطلاعات

در سیستم‌های جزیره‌ای، داده‌ها معمولا تکراری یا نامنظم هستند چون مثلا ممکن است یک مشتری در دو سیستم با اطلاعات متفاوت ثبت شده باشد، و همین موضوع باعث می‌شود ارتباطات بی کیفیت، تصمیم‌ها اشتباه و گزارشات غیر قابل اتکا باشند.

3. افزایش خطاهای انسانی

زمانی که هیچ راه‌حل هوشمندانه‌ای برای جریان داده‌ها وجود نداشته باشد، بسیاری از اطلاعات باید به‌صورت دستی بین سیستم‌ها منتقل شود. این کار احتمال اشتباه در ورود داده یاحذف اطلاعات را بالا می‌برد.

4. کاهش بهره‌وری کارکنان

کارکنان به جای تمرکز روی وظایف اصلی خود، باید زمان زیادی را صرف جستجو، تطبیق و انتقال اطلاعات بین سیستم‌های مختلف ‌کنند.

5. تجربه ضعیف مشتری

وقتی واحدهای مختلف به اطلاعات یکسان دسترسی ندارند، مشتری مجبور است بارها اطلاعات خود را تکرار کند یا پاسخ‌های متفاوت دریافت کند. این موضوع مستقیما روی رضایت او اثر منفی دارد.

6. افزایش هزینه‌های سازمان

استفاده از چند نرم‌افزار جداگانه، نگهداری آن‌ها و انجام کارهای دستی بین سیستم‌ها هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم سازمان را افزایش می‌دهد.

7. ضعف در گزارش‌گیری و تحلیل

برای تحلیل وضعیت کسب‌وکار باید اطلاعات از چند سیستم جمع‌آوری شود. این فرآیند هم زمان‌بر است و هم احتمال خطا دارد، در نتیجه تحلیل‌ها قابل اعتماد نیستند.

8. محدود شدن رشد کسب‌وکار

با بزرگ‌تر شدن سازمان، تمام مشکلات گفته شده بیشتر می‌شوند و سیستم‌های جزیره‌ای به مانعی برای توسعه، مقیاس‌پذیری و مدیریت صحیح تبدیل می‌شوند. خیلی زود، زمانی فرا می‌رشد که کسب و کار به سقف رشد خود نزدیک می‌شود و بعد از آن نمی‌تواند بهره وری و درآمد را افزایش دهد.

تفاوت سیستم‌های CRM و جزیره‌ای

برخلاف سیستم‌های جزیره‌ای . در سیستم‌های یکپارچه، تمام بخش‌های سازمان مانند فروش، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و پشتیبانی به یک سیستم مشترک متصل هستند و اطلاعات به‌صورت لحظه‌ای بین آن‌ها جریان دارد. یکی از اصلی‌ترین سیستم‌های یکپارچه که انتخاب بسیاری از کسب و کارها برای مدیریت داده‌ها و فرآیندها شمرده می‌شود نرم‌افزار CRM نام دارد.

نرم‌افزار سی آر ام چیست؟

سی آر ام یا سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان ابزاری است که برای یکپارچگی تمام بخش‌های یک کسب و کار در جهت افزایش رضایت مشتریان و رشد سوددهی طراحی شده است. این سیستم با ثبت، مدیریت و تحلیل داده‌ها کمک می‌کند فرآیندهای مختلف به صورت هماهنگ، با بیشترین بازدهی به انجام برسند و یک تصویر کامل و شفاف از کسب و کار همیشه و در هر لحظه در دسترس مدیران قرار داشته باشد.

جدول مقایسه نرم‌افزار CRM و سیستم‌های جزیره‌ای پراکنده

سیستم‌های CRM چگونه کسب و کار شما را مقاوم نگه می‌دارند؟

کسب و کار شما در هر اندازه و فعال در هر حوزه‌ای که باشد می‌تواند با کمک سی آر ام بهره وری و درآمد خود را چندبرابر کند. صرفه جویی در زمان، منابع و رشد رضایت مشتری مستقیما روی سوددهی کسب و کار شما تاثیر خواهد گذاشت. موارد زیر تاثیرات استفاده از CRM در سازمان است که بعد از خرید CRM می‌توانید شاهد آن باشید.

ایجاد یک منبع واحد و قابل اعتماد

CRM همه اطلاعات را در یک جا جمع می‌کند؛ مثل تماس‌ها، خریدها، درخواست‌های پشتیبانی. وقتی این اطلاعات یکپارچه باشد، همه بخش‌های سازمان می‌توانند خیلی سریع به اطلاعات درست و به‌روز دسترسی داشته باشند. در نتیجه، سازمان همیشه یک تصویر کامل و دقیق از مشتریان و عملکرد کارکنان در اختیار دارد.

افزایش سرعت

در این سیستم وضعیت مشتریان به‌صورت لحظه‌ای قابل مشاهده است، وظایف به شکل خودکار بین تیم‌ها تقسیم می‌شود و نیاز به هماهنگی‌های دستی و زمان‌بر کاهش پیدا می‌کند. در نتیجه سازمان‌ها می‌توانند با سرعت و دقت بیشتری به تغییرات یا درخواست‌های مشتریان پاسخ دهند.

کاهش وابستگی به افراد

در سیستم‌های سنتی و جزیره‌ای اگر یکی کارمندان سازمان را‌ترک کند، ممکن است بخشی از اطلاعات مهم از بین برود، اما در سیستم CRM این مشکل برطرف می‌شود. در این سیستم همه اطلاعات در خود نرم‌افزار ثبت و ذخیره می‌شود، وابستگی به حافظه و دانش فردی کارکنان کاهش پیدا می‌کند.

تقویت دید مدیریتی

CRM با ارائه گزارش‌های دقیق و لحظه‌ای از وضعیت کسب‌وکار، به مدیران کمک می‌کند دید کاملی از عملکرد سازمان داشته باشند. این گزارش‌ها می‌تواند شامل میزان فروش، رفتار مشتریان، عملکرد تیم‌ها و نرخ تبدیل سرنخ‌ها باشد. با این گزارشات مدیران می‌توانند هر لحظه بر اساس داده‌های موثق تصمیم‌های بهتری بگیرند و نیازی به بررسی چند سیستم برای رسیدن به پاسخ نیست.

افزایش رضایت مشتری

CRM با امکان ثبت و به اشتراک گذاری تمامی اطلاعات و تعاملات با مشتری، باعث بهبود تجربه و افزایش وفاداری می‌شود. در این سیستم، پاسخ‌گویی به مشتریان سریع‌تر انجام می‌شود، سوابق کامل هر مشتری در دسترس است و درخواست‌ها به‌صورت دقیق پیگیری می‌شوند. در نتیجه مشتری احساس می‌کند سازمان او را به‌خوبی می‌شناسد.

بهترین سیستم CRM برای یکپارچه‌سازی اطلاعات

اگر به دنبال یک راه‌حل ساده و در عین حال حرفه‌ای برای مدیریت یکپارچه کسب و کار خود هستید، بهتر است از گزینه‌هایی استفاده کنید که بتوانند تمام نیاز‌های شما را پوشش دهد. فرقی نمی‌کند یک خرده فروشی آنلاین یا یک کسب و کار بزرگ در حوزه‌ی ساختمان باشید، راه‌حل‌هایی مثل نرم‌افزار CRM اوج ابری واحد‌های مختلف سازمان شما را روی یک خط هدایت و مدیریت می‌کنند. همین حالا می‌توانید با ساخت اکانت اختصاصی خود از تمام ابزارهای این سیستم به صورت رایگان استفاده کنید و امکانات آن را شخصا تجربه کنید.