تصور کنید صاحب کسب و کاری هستید که هر روز سفارشهای زیادی ثبت میکند. واحد فروش شما برای اطلاع از موجودی باید دائما با انبار تماس بگیرد. ازطرفی، برای بررسی وضعیت پرداخت، واحد مالی باید دوباره اطلاعات سفارش را بررسی کند. در این پروسهی ناهماهنگ و وقتگیر، چه مقدار احتمال تاخیر یا خطا در ارسال سفارش وجود دارد؟ آیا با همین روند میتوان مشتریان را حفظ کرد؟ERP به نرمافزاری گفته میشود که سازمانها برای مدیریت فعالیتهای مختلف کسب و کارهای تولید یا توزیع محور از آن استفاده میکنند. وظیفه اصلی این سیستم ایجاد دیدی یکپارچه و شفاف از فرآیندهای کسب و کار است.ERP از نظر هدف و عملکرد شباهتهایی با برنامه CRM دارد، اما این دو سیستم کاربردهای متفاوتی دارند. اگر بدانید تفاوت CRM و ERP چیست دارد، راحتتر میتوانید تشخیص دهید کدام راهکار برای نیازهای کسب و کار شما مناسبتر است.
ERP مخفف چیست و دقیقاً چه کاری انجام میدهد؟
Enterprise resource planning (ERP) یا سیستم برنامهریزی منابع سازمانی نرمافزاری برای مدیریت کسب و کار است که با یکپارچهسازی و خودکارسازی فرآیندها، فعالیتها و جریانهای کاری مختلف، به سازمان کمک میکند عملکرد بخشهای مختلف خود را بهتر مدیریت و هماهنگ کند.نرم افزار ERP از مجموعهای از ماژولهای مرتبط با کسب و کار تشکیل میشود که همگی به یکدیگر متصل هستند و به عنوان مرکز فرماندهی سازمان از یک پایگاه داده مشترک استفاده میکنند. ماژولهای حسابداری، مدیریت انبار، تأمین و خرید، مدیریت پروژه، مدیریت منابع انسانی و سایر موراد، مهمترین ابزارهایی هستند که این نرمافزار برای بهبود جریان کاری به سازمانها ارائه میکند.مراحل زیر نحوهی اثر گذاری این سیستم روی مدیریت کسب و کار را نشان میدهد:- جمعآوری اطلاعات از بخشهای مختلف سازمان
- اتصال بخشهای مختلف به یکدیگر
- استفاده از پایگاه داده مشترک
- خودکارسازی فرآیندها و فعالیتهای تکراری
مهمترین ماژولها و بخشهای تشکیلدهنده یک نرمافزار ERP چیست؟
ماژول مالی و حسابداری
ماژول مالی و حسابداری یکی از مهمترین بخشهای بسیاری از سیستمهای ERP است. هدف اصلی این ماژول، کمک به کسب و کار برای درک بهتر وضعیت مالی و تحلیل عملکرد کلی سازمان است.این ماژول امکاناتی مانند مدیریت حسابهای پرداختی و دریافتی، بستن حسابها، تهیه گزارشهای مالی و مدیریت قیمتگذاری را فراهم میکند. همچنین میتواند بسیاری از فعالیتهای مربوط به صدور فاکتور و امور مالی را خودکار کند و اطلاعات مهمی مانند پرداخت به تأمینکنندگان، مدیریت نقدینگی و تطبیق حسابها را در خود نگه دارد.با کمک این ماژول، از اطلاعات مالی برای برنامهریزی و مدیریت بهتر تولید و سایر فعالیتهای کسب و کار استفاده میشود.ماژول خرید و تأمین
ماژول خرید و مدیریت تامین به کسب و کار کمک میکند مواد اولیه، کالاها و خدمات موردنیاز خود را تهیه و مدیریت کند.این ماژول میتواند فرآیند خرید را تا حد زیادی خودکار کند و امکان ثبت، پیگیری و تحلیل پیشنهادهای دریافتی از تأمینکنندگان را فراهم سازد. همچنین شرکت میتواند فهرستی از تأمینکنندگان خود داشته باشد و هر تأمینکننده را به کالاها یا خدمات مشخصی مرتبط کند.این اطلاعات به سازمان کمک میکند تأمینکنندگان مناسب را راحتتر شناسایی کند و روابط بهتر و منسجمتری با آنها داشته باشد.ماژول تولید
ماژول تولید یکی از بخشهای مهم ERP برای کسب و کارهای تولیدی است و در برنامهریزی و مدیریت فرآیند تولید نقش دارد.این ماژول به تولیدکنندگان کمک میکند برنامه تولید را تنظیم کنند و منابع و مواد موردنیاز برای تولید را در اختیار داشته باشند. همچنین وضعیت کالاهای در حال تولید و محصولات نهایی را ثبت و بهروزرسانی میکند.این ماژول معمولا شامل راهکارهای برنامهریزی نیازمندیهای مواد (MRP) نیز میشود که به سازمان کمک میکند مواد اولیه و منابع موردنیاز برای تولید را بهتر برنامهریزی و مدیریت کند.ماژول مدیریت منابع انسانی
ماژول مدیریت منابع انسانی (HR) وظایف اصلی مربوط به کارکنان را مدیریت میکند. از جمله این وظایف میتوان به مدیریت فرآیند استخدام، ثبت ساعات کاری، حضور و غیاب و محاسبه حقوق و دستمزد اشاره کرد. این ماژول اطلاعات کارکنان را در یک سیستم متمرکز نگهداری میکند و مواردی مانند ارزیابی عملکرد کارکنان را نیز مدیریت میکند.ماژول فروش و مدیریت ارتباط با مشتری
این ماژول اطلاعات مهم مشتری مانند سوابق تماسها، ایمیلها، خریدهای قبلی و تعاملات گذشته را ذخیره میکند. کارکنان میتوانند هنگام مراجعه مشتری، به اطلاعات موردنیاز او دسترسی داشته باشند و بر اساس آن، تجربهای متناسب با نیازهای مشتری ایجاد کنند. همچنین این ماژول میتواند در فرآیندهایی مانند صدور فاکتور و مدیریت پرداختها نیز کاربرد داشته باشد.ارتباط این ماژول با بخشهایی مانند زنجیره تامین و انبار نیز به کسب و کار کمک میکند موجودی کالا و سفارشها را بهتر مدیریت کند.نکته: کسب و کار میتواند به کمک ERP فرآیند وفادارسازی مشتری را در کنار سایر عملیات سازمان مدیریت کرده و تجربه مشتری را بهبود دهد. اتصال ERP به ابزارهای وفاداری مانند باشگاه مشتریان باعث میشود بر اساس اطلاعات مشتری، کسب و کار برنامهی امتیازدهی و پاداشدهی را با کیفیت بیشتری اجرا کند.مزایای حیاتی پیادهسازی ERP برای کسب و کارها
- ایجاد یک بستر مشترک برای اطلاعات:ERP یک منبع واحد و قابل اعتماد برای اطلاعات در تمام بخشهای سازمان ایجاد میکند و جریان اطلاعات بین واحدها را بهبود میدهد.
- افزایش شفافیت اطلاعات: با استفاده از ERP، اطلاعات موردنیاز بخشهای مختلف بهصورت یکپارچه و شفاف در دسترس قرار میگیرد. واحدهای مختلف سازمان میتوانند به دادههای یکسان و بهروز دسترسی داشته باشند.
- افزایش بهرهوری: سیستم ERP با خودکارسازی فعالیتهای تکراری، کاهش کارهای دستی و سادهترکردن جریان فعالیتها، بهرهوری سازمان را افزایش میدهد. در نتیجه، کارکنان زمان کمتری را صرف فعالیتهای تکراری میکنند و هماهنگی و همکاری میان بخشهای مختلف نیز بهبود پیدا میکند.
- گزارشگیری بهتر:ERP اطلاعات بخشهای مختلف سازمان را بهصورت یکپارچه و دقیق به هم متصل میکند. در نتیجه، مدیران میتوانند گزارشهای کاربردی و متناسب با نیاز خود تهیه کنند.
- کاهش خطاها: خودکارسازی فرآیندها باعث میشود مشکلاتی مانند ثبت دوباره اطلاعات، اشتباه در انتقال دادهها و مغایرت اطلاعات کاهش پیدا کند.
- صرفهجویی در زمان: ERP بسیاری از فعالیتهای تکراری و غیرضروری را حذف یا خودکار میکند. در نتیجه، کارکنان زمان کمتری برای جستوجوی اطلاعات و انجام کارهای دستی صرف میکنند و زمان بیشتری برای فعالیتهای مهمتر خواهند داشت.
- دسترسی به اطلاعات بهروز: ERP با جمعآوری و یکپارچهسازی اطلاعات از بخشهای مختلف، امکان دسترسی به دادههای بهروز و قابل اعتماد را فراهم میکند. بنابراین مدیران میتوانند تصمیمهای خود را بر اساس آخرین اطلاعات موجود بگیرند.
- مدیریت مؤثرتر پروژهها: با برنامه ERP میتوان دید کاملی نسبت به وضعیت پروژهها و منابع موردنیاز آنها داشت. این موضوع به سازمان کمک میکند پروژهها را بهتر برنامهریزی، مستندسازی و اجرا کند.
- استفاده بهتر از منابع و کاهش هزینهها: قابلیتهای برنامهریزی منابع در ERP به سازمان کمک میکند منابع خود را به شکل بهینهتری به کار بگیرد، موجودی اضافی را کاهش دهد و از هدررفت منابع جلوگیری کند.
ERP چگونه یک سفارش را از فروش تا تحویل مدیریت میکند؟
فرض کنید مشتری ۱۰۰ عدد از یک محصول را سفارش میدهد. مدیریت این فرآیند در ERP به این شکل پیش میرود:ثبت سفارش → بررسی موجودی → رزرو کالا → صدور فاکتور → تأیید مالی → ارسال → بهروزرسانی موجودیابتدا کارشناس فروش سفارش مشتری را با اطلاعات و جزئیات کامل در سیستم ثبت میکند. کارشناس فروش میتواند بدون تماس با انبار وضعیت موجودی را مشاهده کند و پس از تأیید سفارش، مقدار موردنیاز برای مشتری رزرو میشود. در مرحله بعد، اطلاعات سفارش میتواند برای صدور فاکتور استفاده شود. در این مرحله، وضعیت پرداخت یا شرایط اعتباری مشتری بررسی میشود. اگر سفارش بهصورت نقدی باشد، وضعیت پرداخت مشخص میشود؛ اگر مشتری خرید اعتباری داشته باشد، واحد مالی میتواند اعتبار و بدهیهای او را بررسی کند.پس از تأیید مراحل لازم، سفارش برای انبار یا واحد تولید ارسال است. اگر موجودی انبار کامل نباشد و نیاز به تولید کالا وجود داشته باشد برنامه ریزیهای مربوط به تولید در ماژول تولید انجام میشود. بعد از تولید محصول، کالا به انبار وارد میشود و سپس با خروج کالا از انبار و تحویل به مشتری، موجودی انبار دوباره بهروزرسانی میشود.تفاوت CRM و نرمافزار ERP چیست؟
اگر یک سازمان را مانند یک هواپیما در نظر بگیریم، CRM و ERP دو بال آن محسوب میشوند. اما تفاوت ERP و نرم افزار CRM چیست؟نرمافزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری، بیشتر در بخش Front-Office سازمان کاربرد دارد؛ یعنی جایی که کسب و کار مستقیما با مشتری در ارتباط است. تمرکز اصلی CRM بر این است که مشتری چه کسی است، چه نیازی دارد و چگونه میتوان ارتباط مؤثرتری با او برقرار کرد. مدیریت سرنخها، پیگیری مشتریان، فروش، بازاریابی، خدمات پس از فروش و غیره، از جمله فعالیتهایی هستند که CRM مدیریت میکند.ERP بیشتر روی Back-Office یا عملیات داخلی سازمان تمرکز دارد. امور مالی و حسابداری، خرید، انبار، تولید، زنجیره تامین، منابع انسانی و مدیریت منابع از جمله بخشهایی هستند که معمولا در برنامه ERP مدیریت میشوند. تمرکز ERP بیشتر بر این است که سازمان چگونه منابع، فرآیندها و عملیات داخلی خود را مدیریت کند.چه زمانی کسب و کار شما به سیستم ERP نیاز دارد؟
همیشه قبل از این که بهرهوری کسب و کار کاهش پیدا کند یا این که مشتریان یک سازمان را ترک کنند، نشانههای خطر وجود دارد. در ادامه چند مورد از مهمترین این نشانهها را معرفی میکنیم.نشانه اول: استفاده از چند نرمافزار ناهماهنگ و جداگانهاگر واحدهای مختلف سازمان هرکدام از نرمافزار جداگانهای استفاده میکنند و برای انتقال اطلاعات دائما مجبور به تماس، ارسال فایل یا ورود دوباره دادهها هستید، احتمالا با مشکل جزیرهایشدن اطلاعات مواجه شدهاید. ERP با یکپارچهکردن دادهها، ارتباط بین بخشهای مختلف کسب و کار را به سادگی برقرار میکند.نشانه دوم: دشوار بودن دسترسی به گزارشهای دقیق و لحظهایاگر برای تهیه یک گزارش مدیریتی باید اطلاعات را از چند سیستم جمعآوری و با یکدیگر تطبیق دهید، تصمیمگیری نیز زمانبر خواهد شد.ERP اطلاعات بخشهای مختلف را در یک محیط یکپارچه جمع میکند و امکان دسترسی سریعتر به گزارشهای دقیق و بهروز را فراهم میسازد.نشانه سوم: افزایش خطا در انبارداری و حسابداریمغایرت موجودی، ثبت اشتباه فاکتورها، ورود چندباره اطلاعات و اختلاف میان گزارشهای مالی و عملیاتی، نشانههایی هستند که نباید نادیده گرفته شوند. ERP با اتصال بخشهای سازمان میتواند بسیاری از این خطاها را کاهش دهد و جریان اطلاعات را منظمتر کند.نشانه چهارم: کاهش سرعت پاسخگویی به مشتریانگاهی مشکل اصلی از خود تیم فروش یا پشتیبانی نیست؛ بلکه دسترسی نداشتن به اطلاعات بهموقع باعث تاخیر در پاسخ به مشتری میشود. اگر کارشناس فروش برای پاسخ به یک سؤال ساده درباره موجودی کالا از چند واحد استعلام بگیرد، سرعت خدمترسانی کاهش پیدا میکند. ERP دسترسی سریعتر به دادههای موردنیاز را امکانپذیر میکند.تجربه پیادهسازی ERP؛ چالشهایی که معمولاً در سازمانها دیده میشود .
با وجود مزایایی که ERP در سازمان به همراه میآورد، این سیستم راهحل بدون محدودیتی نیست و پیادهسازی آن میتواند برای سازمان چالشهایی نیز ایجاد کند. هزینه اولیه بسیار بالا برای خرید و استقرار، زمانبر بودن پیادهسازی و نیاز به آموزش تخصصی کارکنان از مهمترین محدودیتهای ERP هستند. همچنین اگر سیستم بهدرستی متناسب با فرآیندهای سازمان انتخاب و تنظیم نشود، ممکن است پیچیدگی بیشتری ایجاد کند.در یکی از پروژههای پیادهسازی یک سیستم یکپارچه سازمانی، در زمان پیادهسازی سیستم جدید مشخص شد که صرفاً انتقال اطلاعات به یک نرمافزار ERP نمیتواند همه مشکلات را حل کند چون بسیاری از امکانات آن مورد استفاده قرار نمیگیرد و علاوه بر هزینه هنگفت، موجب سردرگمی کاربران و کاهش نرخ استفاده از نرمافزار میشود.کسب و کارهایی که به بزرگی کارخانه جات بزرگ با فرآیندهای پیچیده نیستند میتوانند از راهحلهای سادهتر و کم هزینهتر برای مدیریت فرآیندهای خود استفاده کنند.یک راهحل مقرون به صرفه، CRM اوج ابری با رویکرد مدیریت تمام منابع سازمانی
اگر به دنبال راهکاری هستید که از نظر جامعیت و کاربرد، بتواند جایگزین مناسبی برای یک سیستم ERP باشد، اوج ابری میتواند یکی از گزینههای قابلاعتماد برای کسب و کارها باشد.CRM اوج ابری، یک نرمافزار جامع برای مدیریت کسب و کار و مدیریت ارتباط با مشتریان است که با هدف پوشش تمام نیازهای کسب و کار امکانات و ماژولهای خود گسترش داده است. با کسری از هزینهی یک سیستم ERP میتوانید تمام ویژگیها و امکانات مورد نیاز خود را در بخشهای فروش، بازاریابی، خدمات، تولید و انبار، خرید، مدیریت پروژه، منابع انسانی دریافت کنید. این سیستم میتواند به راحتی با نرمافزارهای مالی و حسابداری شما یکپارچه شده و مدیریت جریانهای مالی را نیز تسهیل کند.بنابراین، اگر یک کسب و کار به یک ERP بسیار گسترده برای مدیریت پیچیده تولید، زنجیره تأمین و عملیات سازمانی نیاز نداشته باشد و در عوض به دنبال یک راهکار یکپارچه، ابری و متمرکز بر مشتری و فرآیندهای عملیاتی باشد، اوج ابری میتواند گزینهای مناسب برای جایگزینی یک ERP سنگین و پرهزینه باشد. جدول زیر نشان میدهد این سیستم چگونه میتواند تمام نیازهای کسب و کار را پوشش دهد.| نیاز کسب و کار | ماژولها و امکانات اوج ابری |
| مدیریت فروش | معاملات، فروش، پایانه فروش |
| بهبود ارتباطات | ماژول چت آنلاین، ویپ، گفتوگو و کنفرانس ویدیویی، مدیریت اسناد، امضا |
| مدیریت انبار | ماژول انبار |
| خرید | ماژول خرید |
| تولید | ماژول تولید |
| پروژه | ماژول مدیریت پروژه، برنامهریزی، یادداشتها، مدیریت جلسات |
| منابع انسانی | ماژول ساعات کارکرد، حضور و غیاب، کارمندان، هزینهها، مرخصی، مدیریت سطوح دسترسی |
| خدمات و پشتیبانی | ماژول مدیریت پشتیبانی |
| بازاریابی و حفظ مشتری | یکپارچهسازی با پنل پیامک و ایمیل، ماژول نظرسنجی، باشگاه مشتریان |
| مدیریت مالی | یکپارچهسازی با نرمافزارهای حسابداری |
سوالات متداول
اگر پاسخ سوالتان را در بخش سوالات متداول پیدا نکردید، میتوانید با تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید.
